询价邀请函怎么写，供应商才知道该回复什么

2026-09-27

一封有效的询价邀请不只是“请报价格”。它应告诉对方采用哪版需求、需要回复哪些字段、何时回复，以及偏离需求时怎样说明。

用相同问题询问候选方

随函附有效规格和预计数量，要求分列单价、最小起订量、包装与运输、交期、税费、付款条件、报价有效期。需要样品或测试时，说明样品是否计费以及费用如何列示。不要预设所有品类都适用同一合同条款。

让供应商在回复中单独列“不能满足”“需澄清”“可选替代”，不能把例外埋在报价脚注。发出澄清后，更新所有候选方拿到的同一版需求，避免比较基础不同。

保留发送名单、版本、截止时间与回复记录；对迟到或条件不完整的报价，先标记状态，不自行补想象中的数字。

三家候选方收到同一规格，却分别按含税到厂、未税出厂和仅货价回复。下一轮邀请函把回复栏位预先给出，并允许对方标“不适用”或“待确认”，不能用空白推断费用为零。

遇到的情况	可执行的下一步
附件版本不一致	停止汇总，向全部参与方重发同一有效文件清单并注明替代关系。
回复缺交付或税费口径	补问主体、地点、费用边界及币种，状态标“待澄清”，暂不做价格排名。
对方提出偏离规格	要求单列偏离、理由和可替代方案，由技术先判断可否比较。

邀请函的有效回复应能直接填入对比表：单价与单位、数量阶梯、交付、包装、税费、付款、有效期及例外。未按时回复也只记录事实，不替供方补报价。

示例（虚构）：邀请函列“规格 R03、首批 500 件、到 A 仓”，回复栏要求单价、起订量、包装、运输、税费、交期和偏离。供方若回“可报价但需改用另一材料”，采购在偏离栏记待技术审批，不把这一行放进同规格价格排名。

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